Politique de Confidentialité, Avis d’Information KVKK, Politique de Cookies, Textes de Consentement et Formulaire de Demande

Dernière mise à jour : 24 septembre 2025

Portée : Ce pack concerne le traitement des données personnelles des visiteurs du site web, patients/patients potentiels, utilisateurs de formulaires de contact et destinataires de communications commerciales.

1) POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (SITE WEB)

1.1. Responsable du Traitement

Dénomination sociale : Hoi Sağlık Hizmetleri Turizm İnşaat Sanayi ve Ticaret A.Ş

Adresse : Ataköy 2-5-6. Kısım Mah. Rauf Orbay Cad. No:4 Yalı Ataköy C Blok Daire: 36

MERSİS/Numéro d’entreprise : 0463093931200001

Email : info@hairofistanbul.com

KEP : hoiturizm@hs01.kep.tr

Téléphone : +90 530 688 42 47

Site web : https://www.hairofistanbul.com

Chez Hair of Istanbul, nous attachons une grande importance à votre vie privée. Cette Politique de Confidentialité explique quelles données personnelles nous collectons lorsque vous utilisez notre site web, à quelles fins et sur quelles bases légales nous les traitons, avec qui elles peuvent être partagées, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits.

1.2. Catégories de Données Collectées

• Identité : nom, prénom, année/date de naissance (dans les formulaires), pays.
• Contact : email, téléphone, adresse/pays, numéro WhatsApp.
• Sécurité des transactions : adresse IP, informations de session, journaux (logs), informations appareil/navigateur.
• Marketing/Profil : préférences et centres d’intérêt (via cookies/pixels), interactions avec les campagnes.
• Données de santé (catégorie spéciale) : état de la perte de cheveux, informations sur l’éligibilité au traitement, images (uniquement si fournies par vous et traitées selon l’avis d’information et avec consentement explicite distinct lorsque requis).
• Visuel/Audio : photos/vidéos partagées sur demande, enregistrements d’appels (si centre d’appels utilisé).

1.3. Finalités du Traitement et Bases Légales

Finalité	Exemples d’opérations	Base légale (KVKK)
Gestion des demandes et rendez-vous	Formulaires de contact/rendez-vous, correspondance WhatsApp	Art. 5/2-c (conclusion/exécution d’un contrat), 5/2-f (intérêt légitime)
Soins/trai­tements de santé	Pré-évaluation, diagnostic, traitement, soins	Art. 6/3 (données de santé traitées par personnes soumises au secret professionnel)
Relation clientèle et satisfaction	Feedback, demandes de support	Art. 5/2-f (intérêt légitime)
Respect des obligations légales	Facturation, conservation des registres, notifications aux autorités	Art. 5/2-ç (obligation légale)
Sécurité et prévention de la fraude	Journaux (logs), contrôle d’accès	Art. 5/2-f (intérêt légitime)
Marketing/analyses/retargeting	Cookies, pixels publicitaires, rapports de campagnes	Art. 5/1 (consentement explicite)
Diffusion de contenus visuels (avant/après)	Publication sur site et réseaux sociaux	Art. 5/1 et 6/2 (consentement explicite distinct)

1.4. Méthodes de Collecte

• Formulaires web, email, téléphone/centre d’appels, WhatsApp, chat en ligne.
• Cookies, pixels, SDK/outils analytiques.
• Documents et registres fournis lors de la demande clinique (format physique/électronique).

1.5. Communication/Transfert de Données

• Fournisseurs (sous-traitants) : hébergement, cloud, CRM, ticketing, centre d’appels, SMS/email, automatisation marketing, analytics (ex. Google), plateformes publicitaires (Google, Meta, etc.), sécurité.
• Entreprises du groupe et partenaires : HOI Holding, filiales étrangères, hôtels/transport/interprètes sous contrat (incluant transferts nationaux et internationaux).
• Autorités publiques : lorsque requis par la loi ou sur demande légitime.
• Transferts internationaux : Conformément à l’art. 9 KVKK, vers pays disposant d’une protection adéquate ; sinon, par engagements approuvés/règles internes contraignantes/clauses types ou avec votre consentement explicite. WhatsApp et certains services cloud/analytiques peuvent héberger des données à l’étranger.

1.6. Durées de Conservation

• Contrats et registres financiers : selon loi applicable (ex. Code de commerce turc, lois fiscales) – jusqu’à 10 ans.
• Dossiers médicaux : délais minimum fixés par la législation sanitaire.
• Données marketing : jusqu’au retrait du consentement ou opposition, limité à ce qui est nécessaire.
• Journaux visiteurs : durées raisonnables pour sécurité et conformité légale.

À l’expiration des délais, les données sont supprimées, détruites ou anonymisées.

2) AVIS D’INFORMATION KVKK (VISITEUR DU SITE WEB, PATIENT POTENTIEL/RÉEL)

Le présent avis est fourni par le responsable Hoi Sağlık Hizmetleri Turizm İnşaat Sanayi ve Ticaret A.Ş conformément à la Loi n°6698 sur la Protection des Données Personnelles (« KVKK »), concernant le traitement de vos données personnelles.

2.1. Données traitées et finalités

• Identité/contact : gestion des demandes et rendez-vous ; planification de la communication.
• Santé (catégorie spéciale) : diagnostic, traitement, évaluation médicale et soins ; planification et financement des services de santé.
• Financier/comptable : facturation, paiements.
• Visuels/audio : uniquement pour l’exécution des processus de traitement/opération ou sur demande/consentement exprès.
• Marketing/analytique : uniquement avec consentement explicite.

2.2. Bases légales

• Art. 5/2-c, ç, e, f KVKK : contrat, obligation légale, établissement/exercice de droits, intérêt légitime.
• Art. 6/3 KVKK : les données de santé peuvent être traitées par des professionnels de santé/institutions autorisées pour le diagnostic, le traitement et les soins.
• Consentement explicite (art. 5/1, 6/2) : pour marketing, profilage, retargeting, diffusion publique de contenus visuels et certains transferts internationaux.

2.3. Transferts

• Nationaux : autorités publiques compétentes, assureurs (le cas échéant), hôpitaux/centres médicaux contractés, laboratoires, hôtels et prestataires de transport, interprètes, prestataires financiers et informatiques.
• Internationaux : vers des pays disposant d’une protection adéquate ; sinon via mécanismes approuvés ou avec votre consentement explicite.

2.4. Méthode de collecte

Canaux électroniques (site web, email, CRM, centre d’appels, applications de messagerie) et environnement physique.

2.5. Conservation

Conformément à la législation applicable ; à défaut, pour des périodes raisonnablement liées aux finalités indiquées.

2.6. Droits et demandes

Voir la Section 5.

3) POLITIQUE DE COOKIES

3.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Petits fichiers texte stockés sur votre appareil afin d’améliorer l’expérience utilisateur, analyser la performance du site et fournir du contenu adapté à vos préférences.

3.2. Types de cookies utilisés

• Strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site.
• Fonctionnels : mémorisent préférences et personnalisations (peuvent nécessiter consentement).
• Performance/analytique : analyse du trafic et de l’utilisation (sur base de consentement).
• Publicitaires/marketing et pixels : retargeting et mesure (sur base de consentement).

3.3. Outils tiers

Nous pouvons utiliser Google Analytics/Ads, pixels Meta (Facebook/Instagram) et widgets WhatsApp. Ces outils peuvent impliquer des transferts internationaux de données. Veuillez consulter les politiques des tiers concernés.

3.4. Comment gérer les cookies ?

Via les paramètres de votre navigateur et notre panneau Paramètres des cookies (Accepter/Refuser/Personnaliser).

4) TEXTES DE CONSENTEMENT

Les consentements suivants doivent être recueillis via des cases distinctes, non pré-cochées et indépendantes des services non essentiels.

4.1. Consentement aux communications commerciales (Loi 6563 et IYS)

« Je consens à recevoir des communications commerciales de Hoi Sağlık Hizmetleri Turizm İnşaat Sanayi ve Ticaret A.Ş via SMS, emails et appels téléphoniques, concernant campagnes, promotions, enquêtes et communication de satisfaction. Je comprends que je peux retirer ce consentement à tout moment via le système IYS. »

Canaux (à cocher séparément) : SMS [ ] | Email [ ] | Appel [ ] | WhatsApp [ ]

4.2. Consentement explicite aux cookies marketing/analytique

« J’accepte l’utilisation de cookies analytiques et marketing non essentiels ainsi que le traitement et le transfert international de mes données à des fins publicitaires/de mesure. J’ai été informé que je peux retirer mon consentement à tout moment via le panneau Paramètres des cookies. »

4.3. Consentement explicite aux transferts internationaux de données (si nécessaire)

« J’ai été informé et je consens à ce que mes données personnelles soient traitées/transférées vers des serveurs à l’étranger pour la fourniture des services [●]. Je comprends que je peux retirer mon consentement à tout moment. »

4.4. Consentement à la diffusion de contenus visuels (avant/après)

« Avec/sans révéler mon identité (Choisir) je consens à ce que des photos et vidéos avant/après liées à mon traitement soient utilisées sur le site et les réseaux sociaux de Hair of Istanbul à des fins de présentation de cas/d’information/promotion. J’ai été informé que je peux retirer mon consentement à tout moment et demander la suppression des publications à compter de la date du retrait. »

Note : Le traitement des données de santé à des fins marketing requiert un consentement explicite distinct et libre. L’absence de consentement ne doit pas restreindre l’accès aux services essentiels.

5) FORMULAIRE DE DEMANDE DE LA PERSONNE CONCERNÉE (Art. 13 KVKK)

Canaux de demande :

• Email : info@hairofistanbul.com (si vous disposez d’un email enregistré/KEP, veuillez l’envoyer via KEP)
• Courrier postal : Ataköy 2-5-6. Kısım Mah. Rauf Orbay Cad. No:4 Yalı Ataköy C Blok Daire: 36 (indiquer « Demande KVKK » sur l’enveloppe)
• Demande écrite signée manuellement ou via signature électronique/mobile qualifiée

Vérification d’identité : Nous n’exigeons pas de copie de pièce d’identité/permis de conduire par défaut ; la vérification est effectuée de manière appropriée selon la nature de la demande.

Délai de réponse : Les demandes sont traitées dans un délai maximum de 30 jours. En cas de coûts supplémentaires, des frais peuvent être appliqués conformément au tarif fixé par l’Autorité.

5.1. Contenu de la demande (modèle)

• Nom et prénom : [……………………………..]
• Contact (email/téléphone) : [……………………………..]
• Méthode de vérification d’identité : [……………………………..]
• Type(s) de demande :
  • [ ] Savoir si mes données sont traitées
  • [ ] Demande d’information
  • [ ] Vérification de la finalité
  • [ ] Tiers auxquels les données sont transférées
  • [ ] Demande de rectification
  • [ ] Demande de suppression/destruction
  • [ ] Opposition (contre résultats de traitements automatisés)
  • [ ] Demande d’indemnisation
• Description de la demande : [……………………………..]
• Date/Signature : [……………………………..]

6) QUESTIONS FRÉQUENTES (Résumé)

Comment retirer mon consentement aux cookies ?
Via le lien Paramètres des cookies en bas de page de notre site, à tout moment.

Suis-je obligé de communiquer par WhatsApp ?
Non. Vous pouvez utiliser email/téléphone. Notez que WhatsApp peut impliquer des transferts internationaux de données.

Pourquoi des images me sont-elles demandées ?
Uniquement pour l’évaluation préalable et la planification médicale ou, avec consentement exprès, pour partage de cas.

Que se passe-t-il si je retire mon consentement ?
Le traitement à des fins marketing est interrompu ; les enregistrements légalement obligatoires sont conservés jusqu’à expiration des délais prévus.

7) GESTION ET MODIFICATIONS DU TEXTE

En cas de modifications de cette politique et de ces avis, la date de validité sera mise à jour et la dernière version sera publiée sur notre site.

AVIS / MENTION LÉGALE

Ces textes sont des modèles destinés à un usage général de conformité. En raison de particularités sectorielles/opérationnelles (ex. droit de la santé, délais de conservation des dossiers cliniques, mécanismes de transfert international, procédures IYS), nous recommandons une relecture par votre conseiller juridique.